Hasta Kayıt Kabul 4 çalışanıyla Sağlık ve Rehberlik Merkezi bünyesinde ODTÜ Akademik-İdari personeli, öğrencisi, SSK'lı çalışanları ve emekli olmuş personeli için Sağlık ve Rehberlik hizmeti verilmesinde ilk başvurunun ve ilgili bölümlere yönlendirmenin yapıldığı birimdir. Çalışanlar hafta içi hergün sabah 08:30 akşam 17:00 arası hizmet vermektedir.

HKK numaratör sistemi ile çalışmaktadır.Hasta yaptırmak istediği işleme göre numara alarak çağrıldığı bankoda işlemini yaptırır.Hastaların geliş saatlerine göre sıra ile çağrılması hastanın çok beklememesi ve doktora gidiş önceliği açısından önemlidir. Yapılan en önemli görevlerden biri doktora hasta yönlendirmesinin yapılmasıdır. Hastanın ilgiyle şikayeti dinlenir, ilgili bölüme hastane otomasyon programında mevcut bulunan dosyası doktor bilgisayarına gönderilir. Bu yönlendirme yapılırken belli yöntemlere başvurulur. Bunlar; şikayetin belirlenmesi, hasta ile doğru iletişimin sağlanması, hastaya ilgili onu önemseyerek yaklaşma ve en önemlisi sabırlı olmaktır.

Doktora giden hasta yapılan muayenesi sonunda tekrar HKK başvurarak yapılan işlemlerin sonlandırılmasını yaptırır. 

Öğrenci raporları ilgili bölümlere gönderilir. Bütün bu kayıtlar bilgisayar ortamında kayıt edilir.

Öğretim görevlileri için uygulanan randevu sisteminde randevularla ilgili görüşmeler HKK tarafından yapılmaktadır. Randevu saati, tarihi ve diğer bilgiler (erteleme-öne alma) hastaya bildirilir. Hergün sonunda Doktor/Hasta sayısı bilgisayarda ve klasörde dosyalanır.